Écrit par Simon 
Un projet se termine. Le dernier acompte est encaissé. Quelqu’un ouvre enfin le tableau des temps et découvre que l’équipe y a passé bien plus de jours que le devis n’en vendait. La marge s’est perdue en route. Plus personne ne peut rien y changer. Le suivi de la rentabilité d’un projet sert à voir ce dépassement pendant qu’il est encore temps d’agir.
Que fait bien un outil comme Gryzzly ?
Gryzzly est un outil de suivi des temps pour les équipes qui travaillent en mode projet. La saisie se fait dans Slack ou Microsoft Teams, là où l’équipe passe déjà ses journées. L’outil suit les budgets, signale les dérives d’heures et repère les projets les plus rentables. Il prépare aussi la justification du temps de R&D pour le CIR, le CII ou le statut JEI.
Pour une agence qui suit ses temps dans un tableur, c’est un progrès net. Toggl, Harvest ou Clockify jouent sur le même terrain, chacun avec ses variantes. Plusieurs savent lire un agenda Google pour préremplir les temps.
La marge a besoin de chiffres qui vivent ailleurs
Une marge de projet se calcule avec quatre données : le temps passé, son coût, le montant vendu et le montant facturé. Un outil de suivi des temps détient la première. Les trois autres vivent dans le CRM, l’outil de devis et la facturation.
Tant que ces outils restent séparés, quelqu’un recopie. Le budget d’un projet se ressaisit dans l’outil de temps à la signature du devis. Un avenant non reporté fausse la marge affichée pendant des semaines. Le facturé remonte à l’export du mois. Chaque outil a raison sur son périmètre. Le chiffre qui compte, lui, se reconstruit à la main. Nous avons décrit le même problème entre un CRM et un ERP.
Un SaaS de suivi des temps ajoute alors un silo au système, à côté des autres.
Nous avons rapatrié nos temps dans Le Salon
Avant : l’agenda servait déjà de feuille de temps, dans Airtable
Chez Bienfait, personne ne remplit de feuille de temps. Nos agendas Google en tenaient déjà lieu. Jusqu’à l’été 2026, leurs événements étaient copiés dans une base Airtable, où nous rattachions chaque créneau à un projet.
Le Salon portait de son côté les tickets, la roadmap, les documents et les propositions commerciales de chaque client. Les temps vivaient dans Airtable, les montants vendus dans Le Salon. Pour connaître la marge d’un projet, il fallait réunir les deux.
Entre le 3 et le 15 août 2026, nous avons posé le socle dans Le Salon : lecture des agendas, rattachement aux projets, calcul des marges. Le 15 août, Le Salon a cessé de lire Airtable et s’est branché directement sur nos agendas Google. Les 7 568 événements de 2026 et leurs 10 310 imputations ont été repris avec leurs rattachements. La facturation du temps, les vues par collaborateur et le rattachement automatique sont arrivés entre fin septembre et mi-octobre.
La saisie : un événement dans Google Agenda
Chaque collaborateur tient son agenda comme avant. Une réunion client, un atelier, une demi-journée de développement : tout ce qui occupe la journée y figure déjà.
Google prévient Le Salon à chaque modification d’un agenda de l’équipe. Le Salon relit les changements dans les secondes qui suivent. Un événement déplacé ou raccourci met à jour le temps correspondant. Un événement annulé disparaît. Un événement décliné ne compte pas. Les anniversaires et les lieux de travail sont ignorés.
Le rattachement : des règles qui s’apprennent
Aucune convention de nommage n’est imposée. Toutes les cinq minutes, Le Salon cherche le projet de chaque nouvel événement, dans cet ordre :
- le projet choisi sur l’événement, quand il a été créé depuis l’agenda du Salon ;
- les participants externes, quand ils sont contacts d’un seul projet client ouvert ;
- une règle apprise, qui associe un titre et une personne à un projet ;
- le projet client sur lequel un collègue a déjà rattaché le même événement.
Ce qui reste sans projet attend dans une file « à matcher ». L’écran affiche le nombre de créneaux et d’heures en attente. Un choix dans une liste rattache le créneau à un projet, ou le classe en réunion interne, organisation personnelle ou congé. Chaque choix manuel crée une règle : le même titre, dans l’agenda de la même personne, se rattachera seul la fois suivante.
Un créneau non rattaché n’entre dans aucun coût. La file reste visible, l’arriéré aussi.
La rentabilité de chaque projet s’affiche en temps réel
La vue finance classe les projets par marge croissante. Le moins rentable apparaît en haut. Pour chacun : temps réel, coût réel, facturé, marge.
La fiche d’un projet donne la marge théorique calculée sur le devis, la marge réelle, la marge opérationnelle, les jours vendus et le restant à facturer sur les devis signés. Une frise suit la marge jour après jour : budget vendu moins coût cumulé, rapporté au budget vendu. Sous un seuil que nous avons fixé, la frise passe en alerte.
Le coût horaire est un coût global de l’agence, fixé mois par mois. Le temps passé sur un projet encore au stade commercial est compté à part. L’avant-vente ne pèse pas sur la marge de production. Elle reste visible.
Une vue par collaborateur montre le remplissage de son agenda, la part de ses temps rattachés automatiquement et son staffing réel sur les projets clients. Un écran de facturation croise projet, collaborateur et mois, avec une case « facturé » pour la régie.
Qu’est-ce que ça change au quotidien ?
Pour l’équipe : rien n’est à saisir en plus
Personne n’ouvre un outil de temps en fin de journée. L’agenda que chacun tient pour s’organiser sert aussi de relevé. Le seul geste nouveau : choisir un projet quand Le Salon ne l’a pas trouvé seul. Pour un rendez-vous récurrent, ce geste ne se fait qu’une fois.
Pour la direction : la marge pendant le projet
La marge d’un projet se met à jour à chaque créneau rattaché. Un dépassement se voit la semaine où il commence. Il reste alors des leviers : revoir le périmètre, proposer un avenant, changer le staffing. Une fois le projet livré, il n’en reste aucun.
Faut-il garder un SaaS ou construire ?
Construire n’est pas toujours la bonne réponse. La grille complète, brique par brique, est dans notre guide acheter ou construire son outil métier. Pour le suivi des temps, quatre critères suffisent.
La taille de l’équipe. À cinq, la marge d’un projet se suit encore dans un tableur. Quand plusieurs chefs de projet se partagent les mêmes personnes sur des projets en parallèle, le tableur ne suit plus.
Le nombre d’outils à relier. Une agence sans CRM, qui facture depuis un seul logiciel, a peu de chose à relier. Un SaaS de suivi des temps comme Gryzzly lui suffit souvent. Nous le lui disons. Quand le devis, le projet et la facture vivent dans trois outils, chaque ressaisie est une erreur possible sur la marge.
La justification CII ou CIR. Gryzzly prépare ces justificatifs. Un outil maison peut les produire aussi, à condition de les spécifier et de les tenir à jour. Si ce besoin pèse lourd, un SaaS spécialisé garde l’avantage.
Le budget sur cinq ans. Un abonnement se paie par utilisateur et par mois. Un outil sur mesure se paie en jours de construction, puis en maintenance : voir combien coûte un outil métier sur mesure. Notre test SaaS ou sur mesure compare les deux routes sur cinq ans, avec vos chiffres.
Ce que nous pouvons construire pour votre agence
Le principe se transpose à vos outils. L’agenda de l’équipe sert de relevé : Google Agenda ou Outlook, les deux exposent une API qui signale chaque changement (Google, Microsoft). Les créneaux se rattachent aux projets de votre CRM ou de votre outil de gestion de projet. Les montants vendus viennent de vos devis, les montants facturés de votre logiciel de facturation. La marge se calcule là où vous travaillez déjà.
Nous partons de ce que vous avez. Selon les cas, le résultat est une vue dans votre outil actuel, une base qui relie vos sources, ou un outil de suivi des temps sur mesure, intégré à un outil métier dédié comme Le Salon. Le coût horaire peut être un coût global d’agence, comme chez nous, ou un coût par personne.
Pour voir ce suivi branché sur vos outils :
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Questions fréquentes
Comment suivre la rentabilité d'un projet d'agence en temps réel ?
En croisant quatre données au fil du projet : le temps passé, son coût horaire, le montant vendu et le montant facturé. Le temps vient d'un outil de suivi ou de l'agenda de l'équipe. Les montants viennent des devis et de la facturation. La marge se recalcule à chaque temps rattaché à un projet.
Peut-on remplacer Gryzzly par un outil sur mesure ?
Oui, quand la marge dépend de données qui vivent dans le CRM, les devis et la facturation. Un outil maison lit ces sources directement, sans ressaisie. Pour une petite équipe sans CRM, ou quand la justification CIR ou CII pèse lourd, un SaaS comme Gryzzly convient souvent mieux.
Comment suivre ses temps à partir de Google Agenda ?
Chaque événement de l'agenda devient un temps. Google signale chaque changement, l'outil relit l'agenda et rattache l'événement à un projet : par ses participants externes, par une règle apprise sur son titre, ou à la main. Les événements déclinés ne comptent pas. Ce qui n'est pas rattaché n'entre dans aucun coût.
Quand un SaaS de suivi des temps suffit-il ?
Pour une agence de cinq personnes sans CRM, qui facture depuis un seul logiciel, un SaaS suffit souvent. Construire se justifie quand le devis, le projet et la facture vivent dans des outils séparés. Chaque ressaisie entre eux devient alors une erreur possible sur la marge.
