Laissez nous deviner, vous avez encore votre GED sur Drive, ou pire vous êtes encore au format papier ! DÉDRAMATISONS, vous n’êtes pas les seuls … Hélas oui, combien d’entreprises perdent encore des heures à chercher des documents, combien de cheveux arrachés au milieu de cette pagaille administrative ?
Nous ne comptons plus ! Vous en avez marre de ces processus fastidieux et chronophage ?
La solution ? Une tête bien faite et un peu de no-code !
De la génération de documents automatiques à la gestion des documents (GED) la dématérialisation de documents, couvre un large champ d’action dont :
Elle peut fluidifier vos processus, comme les ralentir, une bonne dématérialisation de documents prend en compte le degré de familiarisation de vos équipes avec leur environnement numérique.
Plusieurs logiciels spécialisés comme sharepoint, google doc ou encore dropbox, vous proposent des services de dématérialisation, cependant encore faut-il savoir les appréhender pour optimiser votre gestion documentaire et gagner en efficacité.
Par conséquent, vous faire accompagner par des experts et former vos équipes à la dématérialisation de documents est indispensable pour la réussite de votre projet.
Mais pourquoi dématérialiser me diriez-vous ?
Et bien pour gagner du temps mais pas que !
D’un point de vue légal vous êtes parfois obligé en tant qu’entreprise de proposer des documents dématérialisés, c’est à dire au format numérique !
Par exemple, dans le cadre des réformes liées à la fiscalité la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA (B2B) selon un calendrier progressif entre 2024 et 2026, conformément à l'article 153 de la loi de finances 2020.
Par ailleurs, depuis la loi Travail du 8 août 2016 le bulletin de paie électronique est la norme par défaut, sauf si le salarié s’y oppose.
Cela concerne tous les employeurs, avec obligation de garantir l'accessibilité et la conservation sécurisée des documents.
Mais ce n’est pas tout !
Les entreprises ont aussi désormais l’obligation, concernant la DSN (déclaration sociale nominative) de transmettre mensuellement les données sociales de leurs salarié de manière dématérialisée et de dématérialiser également certains documents pour les transmettre ou les archiver, notamment, les livres comptables et les pièces justificatives qui doivent être numérisés et accessibles en cas de contrôle fiscal.
Ça fait beaucoup d’obligations on vous l'accorde, néanmoins, la dématérialisation n’est pas seulement une question d’obligation légale, mais peut vous aider à rendre plus accessible vos documents.
Grâce au format numérique ces derniers sont désormais disponibles depuis un seul et même endroit : l’ordinateur.
Il n’est plus nécessaire d’être présent au bureau, ou de se déplacer entre les archives pour disposer d’un document.
Depuis un espace numérisé, vous pouvez dématérialiser votre bureau et ainsi y accéder depuis n’importe où !
Par ailleurs, d’un point de vue de la sécurité de vos documents il est plus sûr de dématérialiser.
Au format papier, vous pouvez facilement les perdre ou bien ils peuvent être détruits et s’abimer avec le temps, tandis qu’au format numérique, ils restent intacts, et il est difficile de les perdre, d’autant plus que leur accès peut être plus facilement sécurisé.
Eh bien c’est encore plus simple que vous le pensez, laisser nous vous expliquer !
Dans un premier temps, reprenez le processus de création manuelle d’un document en déterminant son but et son type.
Par la suite, listez les étapes de création, et déterminez quelles sont les données dont vous avez besoin pour créer votre document et quelles personnes sont impliquées ?
Dans un second temps, choisissez les outils adaptés en fonction des sujets à traiter.
Par exemple si vous souhaitez simplifier votre comptabilité vous pouvez vous tourner vers le célèbre outil comptable Pennylane.
Si vous désirez vous mettre au norme et dématérialiser de manière intuitive vos fiches de paie vous pouvez faire confiance à l’outil de gestion de paie Payfit.
Et s’il s’agit de votre processus de facturation vous pouvez faire appel aux outils Stripe ou Sellsy.
Pour une gestion plus globale de vos documents il existe Pandadoc ou Pdf.co.
Cependant si vous souhaitez personnaliser et avoir la main mise sur la dématérialisation et la gestion de vos documents, faites confiance au no-code pour une approche plus rapide et intuitive !
Nos têtes bien faites sont expertes dans le domaine, et vous propose de découvrir comment le no-code peut vous aider au quotidien dans votre entreprise !
Laissez nous vous présenter, quelques situations où le no-code a facilité la gestion de documents de nos clients !
Pour une agence évènementielle nous avons créé un processus documentaire entièrement dématérialisé qui permet de produire un document récapitulatif de l’évènement.
Pour ce faire, il nous a fallu une base de données Airtable pour répertorier toutes les informations essentielles et un portail Softr afin de partager les informations avec les prestataires de l’évènement.
A partir de cette base, on a réussi a automatisé la génération de la fiche récapitulative à l’aide de make et google slide qui génèrent un PDF en quelques secondes seulement !
Pour plus de contexte, l’outil créé, suit ce schéma :
Ce n’est pas le seul client qui a changé sa gestion documentaire grâce au no-code !
Nos têtes bien faites ont également aidé un centre de formation à dématérialiser leur feuille d’émargement !
Plutôt que d’avoir un document papier à imprimer et à faire signer par les apprenants, nous leur avons proposé une solution plus simple.
Un formulaire dématérialisé avec signature et une génération automatique du document signé.
Le tout grâce à Airtable combiné à Fillout.
Dans le même temps, un cabinet de conseil RH nous a fait confiance pour fluidifier la génération de ses rapports d’audit grâce au no-code !
Dans un premier nous avons collecté les données dans Airtable, puis généré des rapports sur google slide et des tableaux google sheet, le tout automatisé par Make !
En 2025, plus besoin de s’arracher les cheveux avec des papiers qui s’empilent ou des fichiers introuvables.
Avec les bons outils et un peu d’accompagnement, la dématérialisation devient simple et efficace.
Alors, on s’y met ? Et vous quel document vous voulez numériser en 2025 ?
Cet article explore comment les outils no-code peuvent aider les ressources humaines dans la gestion des salariés en entreprise.
La génération de document est sans doute l’un des besoins les plus communs à n’importe quelle entreprise, association, organisation ou porteur de projet. On passe énormément de temps à créer des documents, que cela soit pour formaliser une proposition commerciale, facturer un service, présenter un projet, attester d’une certification ou d’une inscription. On utilise souvent ces documents comme “template” pour les réutiliser à l’infini parfois en ne changeant que quelques informations à l’intérieur.