La génération de document est sans doute l’un des besoins les plus communs à n’importe quelle entreprise, association, organisation ou porteur de projet. On passe énormément de temps à créer des documents, que cela soit pour formaliser une proposition commerciale, facturer un service, présenter un projet, attester d’une certification ou d’une inscription. On utilise souvent ces documents comme “template” pour les réutiliser à l’infini parfois en ne changeant que quelques informations à l’intérieur.
Si l’environnement dans lequel vous travaillez est un minimum structuré sachez qu’il existe des outils vous permettant de créer dynamique ces documents et de les nourrir avec les données présentes dans votre ERP, CRM, Excel, etc.
Mais qui dit besoin universel dit pléthore d’outils à votre disposition pour vous aider.
En voici 3 qui, selon nous, pourront vous être utiles.
Documint permet de créer des documents professionnels de manière simple et rapide. Il est conçu pour aider les utilisateurs à créer des documents de qualité sans avoir à passer des heures à les mettre en forme.
Le processus de création de document avec Documint est simple et intuitif. L’outil vous met à disposition une large sélection de modèles de documents professionnels, tels que des CV, des factures, des contrats, des certifications, des présentations, des rapports et bien plus encore. Ensuite, vous pouvez personnaliser chaque élément du modèle, en ajoutant ou en supprimant des sections, en modifiant la mise en page, les couleurs, les polices de caractères, et en ajoutant votre propre contenu.
Documint offre également des fonctionnalités pour faciliter la collaboration sur les documents. Vous pouvez partager votre document avec d'autres utilisateurs et travailler dessus ensemble en temps réel, en utilisant la fonction de commentaire pour discuter des modifications et des suggestions. Il est également possible d'exporter votre document au format PDF ou Word, ou de le partager directement depuis l'outil.
En somme, Documint est un outil pratique pour créer des documents professionnels de manière simple et rapide. Il offre une grande variété de modèles de documents et des options de personnalisation pour répondre aux besoins de chaque utilisateur, ainsi que des fonctionnalités de collaboration pour faciliter le travail en équipe.
Si vous possédez un compte Google ou si votre entreprise est sous la suite Google, sachez qu’avec Google Docs (l’équivalent de Word), vous pourrez créer un template de document, y ajouter des variables et en générer à l’infini.
En couplant Google Docs à un outil d’automatisation comme Zapier vous pourrez très facilement générer un document personnalisé en quelques clics et le stocker directement dans votre Google Drive.
Pour transformer un document Google Docs en un document “template”, il vous suffit de mettre les valeurs que vous souhaitez modifier à la volée entre accolade. Exemple {{date du jour}}.
A ce stade vous aurez un nouveau fichier Google Docs, pour le transformer au format PDF vous pourrez utiliser le module “Google Drive” sur Zapier ou Make qui vous permettra avec la fonction “télécharger un fichier” de télécharger votre Google Docs au format PDF.
Google Docs ne propose pas de template tout fait en fonction de votre besoin mais vous n’aurez aucun mal à trouver un répertoire de template gratuit sur internet.
Craft My PDF est sans doute dans la catégorie des outils le moins facile à prendre en main. Si vous vous créez un compte sur la plateforme ne partez pas tout de suite, prenez le temps d’apprivoiser l’interface et vous en tirerez toute la valeur de l’outil.
Craft my PDF propose des fonctionnalités pour personnaliser et éditer votre fichier PDF. Vous pouvez ajouter des images, du texte, des liens, des filigranes et bien plus encore. Vous pouvez également protéger votre document PDF en ajoutant un mot de passe ou en limitant les autorisations de modification ou d'impression.
L’outil vous permet aussi d’ajouter des fonctions de nombre ou de texte, ce qui est très pratique lorsque l’on a de la donnée brute que l’on veut filtrer ou reformater.
La dernière force de l’outil est sa capacité à accueillir un fichier PDF déjà existant et de le “variabiliser”. Par exemple si vous souhaitez automatiser la complétion d’un formulaire administratif vous avez besoin de coller exactement à la forme du document et de remplir les champs et cocher les cases qu’il faut. Impossible de sortir du cadre. Craft My PDF vous permet d’importer votre formulaire directement et d’y ajouter les variables que vous souhaitez par-dessus. Vous n’avez donc pas à recréer visuellement la forme du document.
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Il y a de grandes chances pour que vous connaissiez aussi comme Pandadoc, Templafy ou même Docusign qui ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités. Nous vous conseillons de tester les outils les plus faciles à prendre en main d’abord, cela vous permettra d’appréhender leur complexité et d’affiner votre besoin.
Attention aussi au rendu des documents et aux formats qu’ils auront, il peut arriver que certains outils changent la composition technique d’un document Word ou PDF. Il vous faudra peut-être les passer dans un nettoyeur de PDF comme pdf.com afin de les envoyer en signature par exemple.
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