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Avec l’accélération de la transition numérique, l’automatisation s’est taillée une place à part dans le discours public et au sein même des stratégies d’entreprise. Et Bienfait n’échappe pas la règle puisque l’automatisation occupe une place centrale dans nos méthodologies internes et dans la nature de nos projets clients.
La démocratisation de l’automatisation nous à tout de même poussé à nous questionner sur les limites de celle-ci : est-il possible de sur-automatiser nos processus ? Et si oui, quels risques encourons-nous ?
Soyons bien clairs, nous ne prétendons pas avoir de réponse définitive à vous donner sur le sujet. Nous cherchons simplement ici à alimenter votre réflexion autour de cette thématique en expliquant ce qui, à notre sens, doit rentrer en compte lors de l’automatisation d’un processus.
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Avant même de parler du fond du sujet, il nous semble important de préciser les contours de cette thématique, car l’automatisation peut prendre bien des formes dont certaines d’entre elles sortent catégoriquement de notre domaine d’expertise.
À titre d’exemple, la France est particulièrement avancée en matière d’automatisation puisqu’on estime aujourd’hui (selon une étude menée par Capgemini Research) que 21% du secteur professionnel français est automatisé, ou semi-automatisé. Un chiffre plus que conséquent puisqu’il place la France à la deuxième place de cette catégorie, entre les Etats-Unis et l’Allemagne, 6 points au-devant de la moyenne mondiale. En d’autres termes, près d’un quart de l’emploi français fait déjà face à un phénomène d’automatisation.
Face au large panel de secteurs en cours d’automatisation, nous nous concentrerons donc sur ceux liés au numérique, et en particulier ceux qui traitent du no-code. Logique.
Pour ceux qui ne le savent pas, ce qu’on appelle automatisation est en fait la diminution, voire l’exclusion complète, de l’action de l’humain sur un processus de travail. Cela peut paraître relativement nouveau, mais l’automatisation est déjà présente dans nos quotidiens depuis un certain temps. Par exemple, le logiciel Excel pratique l’automatisation lorsque l’on lui demande de calculer les valeurs d’une des colonnes d’un fichier. À ce moment, vous êtes exclu du processus puisque l’outil opère l’action demandée sans aucune aide de votre part. Et vous serez d’accord pour dire que c’est bien pratique.
Aujourd’hui, dans le domaine du no-code, il existe toute une série d’outils spécialisés dans l’automatisation de tâches. Nous avons d’ailleurs fait une liste de ces derniers, alors n’hésitez pas à y jeter un œil si vous désirez automatiser un processus. En revanche, si vous hésitez encore quel processus automatiser, c’est par ici. 👇
Tout naturellement, l’avantage principal de l’automatisation, c’est le gain de temps. En automatisant des processus rébarbatifs et chronophages, vous allez indubitablement libérer du temps utile à vos équipes. Par exemple, en automatisant la relation entre une base de données client et un achat en ligne, vous épargnez le temps alloué à l’actualisation de votre base de données faite à la main. Ainsi, une tâche qui peut prendre 5 minutes à un membre sera opérée en une fraction de seconde par l’ordinateur. Efficace.
Que serions-nous si nous ne faisions pas d’erreurs ? Pas des êtres humains, pour sûr. L’automatisation permet de limiter l’erreur humaine dans certaines tâches et d’ainsi alléger quelque peu votre charge mentale. Reprenons notre base de données client, si chaque changement est opéré par une machine, il ne peut y avoir de donnée placée dans la mauvaise colonne ou de virgule oubliée sur un devis. Ainsi, vous ne risquez pas de tomber un jour sur une fiche client erronée. Au-delà de l’erreur évitée, c’est aussi un allégement de votre charge mentale puisque vous serez certain que votre base de données est à jour, en tout temps, et sans erreurs.
L’automatisation peut être un changement complexe et long à mettre en place. Imaginer le temps nécessaire à une industrie pour automatiser une ligne de production. Entre l’analyse des besoins, la conception des machines, l’installation de ces dernières, la formation des équipes… Bref, c’est très long, et très cher aussi.
Dans le secteur du numérique, nous avons la chance de nous soustraire aux contraintes tangibles. Mieux encore, nous avons le no-code pour nous assurer une mise en place rapide, et à moindres frais. L’expertise no-code permet ainsi d’automatiser des processus, même complexes, tout en conservant une marge de manœuvre selon l’évolution d’un processus dans le futur. Ça peut paraître peu, mais c’est une vraie chance au vu de la complexité inhérente à certains secteurs.
C’est le revers de la médaille. En excluant l’humain d’un processus, vous pouvez certes limiter les erreurs humaines, mais vous prenez aussi le risque d’exclure son principal garde-fou. En effet, si vous ne prenez pas le temps de comprendre et maîtriser vos processus de A à Z, votre automatisation risque d'adopter des étapes inexactes, datées ou simplement non-conformes à vos flux de travail réels. Autrement dit, vous allez perdre plus de temps qu’autre chose.
Attention également à l’automatisation trop précoce sur des processus encore immatures. Il est important d’éprouver vos méthodes au fil du temps avant de songer à l’automatisation partielle ou complète. Pourquoi ? Parce qu’avant qu’un processus n’arrive à maturité, il lui faudra nécessairement une série d’ajustements et de recalibrage humain.
Parfois, on a tendance à se laisser embarquer par notre élan. On vient à peine de terminer l’automatisation d’un processus que l’on cherche déjà quelque chose d’autre à automatiser. Ce phénomène-là est assez répandu et peu prendre bien des formes. On peut penser à ce qu’on appelle la déformation professionnelle, ou bien à un phénomène dont nous vous parlions dans notre article sur l’outil Notion. En bref, on parle ici de notre tendance à vouloir trop faire.
C’est ce qu’on appelle la sur-automatisation. Or, dans bien des cas, il est préférable de laisser l’humain cohabiter avec la machine. Ça fait un peu science-fiction, mais le résultat est souvent meilleur. En déchargeant des tâches précises sur des machines et en reliant entre elles différentes verticales d’automatisations, on se rend compte que la dernière ligne droite est souvent trop complexe pour être réalisée par un ordinateur. En somme, il faut savoir limiter l’automatisation à des tâches simples au risque de perdre en productivité. En économie, on appelle cette limite le point de rendement décroissant.
Du point de vue du climat, la sur-automatisation peut là aussi être néfaste. N’oublions pas que chaque schéma d’automatisation requiert de la puissance de calcul, et donc une consommation énergétique, source d’émission de carbone dans l’atmosphère. On peut avoir tendance à penser que l’impact est ici insignifiant, mais la somme globale des automatisations peut rapidement devenir très énergivore.
Sur ce dernier point, il est difficile de réellement appréhender le phénomène dans sa globalité. Parfois, les tâches (même rébarbatives) remplacées par l’automatisation peuvent faire perdre un temps précieux aux membres d’une équipe. Pourquoi ? Parce que le temps passé à des tâches pilotées en mode automatique par des humains peut aussi leur offrir un temps de réflexion bienvenu en matière de créativité. En d’autres termes, l’automatisation peut parfois écarter les temps morts, les temps faibles et tous ces moments où l’esprit se recharge pour n’être que plus productif ensuite. Chez Bienfait, on a l’intime conviction que la productivité, comme la créativité n’est pas cloisonnée à des temps alloués a telle ou telle tâche, mais se constitue plutôt par une succession de hauts et de bas.
Il faut bien différencier deux choses : l’automatisation de tâches (ce dont on vous parle depuis tout à l’heure), et l’automatisation client. Même si cette dernière catégorie ne représente pas nécessairement nos projets au quotidien, on voulait quand même l’évoquer.
Dans la relation client, la recherche du juste milieu entre l’humain et l’ordinateur est encore plus importante puisqu’une automatisation mal calibrée peut impacter directement votre relationnel client. En outre, la gestion client automatique (mails pré-écrits, conseils, etc.), peut s’avérer dangereuse en aboutissant à une dépersonnalisation de l’interlocuteur. Un humain préférera toujours le contact humain plutôt que celui de l’ordinateur. C’est d’ailleurs précisément pour cette raison que nous sommes tous mal à l’aise devant les moues robotiques de Mark Zukerberg.
Depuis les premières lignes de cet article, on vous parle régulièrement de la recherche de l’équilibre optimal entre humain et ordinateur. Alors, même s’il n’existe aucune limite préétablie, quelques pistes nous semblent intéressantes à creuser.
Nous l’évoquions déjà plus haut, attendre la maîtrise complète d’un processus avant d’envisager son automatisation nous semble être le meilleur moyen d’éviter les erreurs. De cette manière, vous saurez par vous-même vous limiter à automatiser seulement le nécessaire, et à rendre votre automatisation assez flexible pour qu’elle puisse s’adapter à l’évolution future de vos processus.
C’est une autre façon de concevoir l’automatisation : clarifier nettement la limite entre humain et l’ordinateur. Dans le relationnel client, on peut par exemple penser à l’utilisation des chatbots. De cette manière, vous indiquez clairement à votre client qu’il ne s’adresse pas à un humain, tout en lui apportant une vraie valeur ajoutée. En d’autres termes, vous vous contentez de combler les limites humaines par l’ajout d’un acteur numérique. Ici, vous supprimez la déficience de présence humaine (parce qu’on a besoin de dormir, et de faire autre chose que travailler), en le remplaçant par un outil disponible 7 jours sur 7.
Dans l’industrie, l’automatisation est un leitmotiv bien connu. Depuis la révolution industrielle, la tendance est au remplacement des humains par des machines sur les chaînes de production. Si bien qu’au fil du temps, les conséquences sociales (sur lesquelles nous ne nous éterniserons pas ici) on aboutit à la naissance des cobots.
Les cobots sont des robots, ou des IA, qui n’ont qu’un seul but : donner plus de temps utile à l’être humain. En d’autres termes, ils augmentent la part de responsabilité des membres d’une équipe plutôt que de supprimer leurs actions. C’est notamment un dispositif très répandu dans le domaine médical où les cobots permettent au personnel soignant d’accorder plus de temps aux patients. Les cobots peuvent ainsi être une bonne opportunité pour préserver vos temps de création dont nous vous parlions plus haut.
Enfin, si vous hésitez à automatiser un processus, vous pouvez toujours vous baser sur les coûts liés à l’automatisation. À ce petit jeu-là, les trois verticales à prendre en compte sont économiques, écologiques, et temporelles. Ces trois piliers-là sont, selon nous, indispensables afin de porter une décision à maturité.
Un processus automatisé génère de la donnée par période de temps. Si cette dernière est de 15 secondes, cela veut dire que l’ordinateur opère un processus 4 fois par minute. À vous de vous poser la question si cela est bien nécessaire. Pourquoi ? Parce que, comme vu plus haut, le bilan carbone de votre automatisation peut rapidement exploser. Si vous automatisez une base de données client, vous pouvez par exemple la programmer toutes les heures, plutôt que toutes les minutes. De cette manière, vous diminuez votre empreinte carbone par 60, tout en conservant une productivité adéquate.
Vous l’aurez compris, l’automatisation présente toute une série d’avantages et permet un gain de productivité indéniable, à condition qu’elle soit bien pensée, et bien implantée.
Encore une fois, il n’existe pas de méthode idoine pour programmer une automatisation réussie, mais simplement des paramètres à prendre en compte. Si vous hésitez encore, n’hésitez pas à nous parler de votre projet, on sera plus que ravis de vous aider !
Et si vous n’êtes pas rassasié, on ne peut que vous inviter à découvrir notre article sur les meilleurs outils d’automatisation, ou alors de faire une sieste. Parce qu’on est humains, et qu’on a besoin de dormir.
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