Vivatech est un salon qui rassemble depuis 10 ans toutes les technologies d’Europe et du monde avec la volonté de réunir les grands groupes et les Startups autour de l’innovation. Son équipe compte plus d’une cinquantaine de collaborateurs à l’année, divisée en 5 équipes distinctes. Pendant l’évènement son effectif double voir triple et peut atteindre jusqu’à 150 collaborateurs au total.
Vous imaginez qu’il peut être difficile de s’organiser en un laps de temps avec autant de nouveaux venus, qu’il faut briefer, c’est la raison pour laquelle l’équipe digitale a fait appel à nos experts.
Pour vous mettre un peu dans le contexte, cela faisait deux ans que l’équipe de Vivatechnology utilisait l’outil Airtable, mais de manière assez éparse, c’est à dire que chacun possédait sa propre base de donnée, ce qui donnait lieux à des bases dupliquées et parfois incompréhensible.
Au total il y’avait 150 bases de données, soit l’équivalent d’une base de données par collaborateurs, c’était beaucoup trop, et difficile pour retrouver les informations.
Par ailleurs, les bases de données dupliquées chaque année, posaient un autre problème, celui de l’historique des données.
Afin d’assurer une meilleure gestion et traitement des données, l’équipe digitale a souhaité être accompagnée par Bienfait.
Les objectifs à atteindre
La solution
Pour commencer, nos têtes bien faites ont proposé une première phase d’audit afin de comprendre et de sonder leur usage d’Airtable en interviewant les différentes équipes du projet.
Il s’agit de la partie cadrer de notre méthodologie, d’ailleurs, le succès de vos projets avec Bienfait commence par le cadrage de votre projet no-code.
Cet audit a révélé un besoin de formation sur Airtable , ainsi qu’un besoin de centraliser l’information.
Par conséquent, un plan de formation a été établi afin de mettre à niveau toutes les équipes, et de les former à un usage commun de l’outil.
Une fois le projet bien cadré, nous sommes passés à la seconde étape de notre méthodologie : Designer.
Il ne s’agissait pas de l’interface en elle même, mais il fallait designer toute la vision du projet.
Ainsi, nous avons établi une trajectoire en intégrant la vision de Vivatech, donc dans un premier plan la vision métier, plutôt business, puis dans un second temps, la vision digitale, pour finir avec la vision d’Airtable, que nous avons nommée “Viva Airtable”.
Donc la fin de cet audit, s’est conclu par le début de l’accompagnement qui a eu lieu entre janvier et février 2024, pour ensuite, découlé en mars sur la construction du projet, la troisième étape de la méthodologie Bienfait.
A partir de là, nous avons pu mettre en place les éléments évoqués lors de l’audit, et démarrer la refonte des bases de données, avec la construction de bases de données uniques et communes à toutes les équipes de Vivatech.
Avant, les bases de données étaient éparpillées, donc nos têtes bien faites, ont créé une vue d’ensemble contenant des bases de données de références, ce qu’on appelle également des “Master Data” avec :
Et bien d’autres …
Ainsi chacune des partie prenante du projet, a une base de donnée attribuée.
Enfin l’accompagnement s’est complété par une formation sur les intégrations possibles avec Airtable, ainsi les différentes équipes peuvent connecter leurs bases à des outils Salesforce ou encore Inwink, pour utiliser pleinement les capacités de l’outil !
Un projet réalisé vite fait mais bien fait, grâce à la méthodologie Bienfait : Cadrer, Designer, Construire
