Ricoh est un groupe japonais fournisseur de solutions de gestion de documents, de services informatiques, de services de communication, d'impression commerciale et industrielle, d'appareils photo numériques et de systèmes industriels.Basé à Tokyo, le groupe est présent dans plus de 200 pays. En France sa succursale Ricoh Imaging est spécialisée dans la fabrication d’appareils photographiques numériques destinés à un usage professionnel. Pour gagner en efficacité, l’entreprise avait besoin d’optimiser son espace de travail Notion.
Avant de travailler avec Bienfait, l’équipe de Ricoh Imaging avait un espace de travail Notion peu structuré et dont le potentiel n’était pas pleinement exploité. Guillaume, le responsable de l’équipe a fait appel à Bienfait pour réaménager l’espace collaboratif Notion de l’entreprise.
1. Construire des bases de données plus structurées
2. Réorganiser l’espace de travail Notion pour tous les membres de l’équipe
3. Améliorer l’expérience utilisateur
En accompagnant Ricoh Imaging, la mission de notre équipe était d’améliorer au maximum l’expérience de travail sur Notion. Avant de se lancer dans son réaménagement, il a fallu s’entretenir avec tous les membres de l’équipe afin d’identifier leurs attentes et les potentielles fonctionnalités qui les aideraient à avancer plus efficacement sur leurs projets. Une fois les informations récoltées, nous les avons croisées afin d’avoir une vision d’ensemble de la problématique et des besoins de l’équipe. La phase préliminaire de cadrage ayant été effectuée, l’équipe Bienfait a fait une esquisse des bases de données et de leurs attributs. Ici, il a fallu prendre en compte les spécificités de chaque pôle (marketing, évènements, gestion des fournisseurs) pour plus de précisions et d’efficacité au moment du développement.Une fois nos propositions validées avec les porteurs de projet, nous avons lancé la phase de développement. La première étape a été de construire les bases de données dans Notion. Une fois que celles-ci ont été mises en place, nous avons migré et restructuré toutes les données des différents projets de chaque pôle depuis la suite Google vers Notion.Les projets liés aux bases de données présentent tous une problématique commune : la visualisation des données. En effet, l’objectif étant de gagner en efficacité et en productivité, notre rôle en tant qu’experts est de fluidifier au maximum l’utilisation de la data et d’optimiser l’expérience utilisateur. Nous avons donc mis en place différents filtres (les fameuses “vues liées” de Notion) pour visualiser les bases de données en fonction des projets et du département impliqué. Le but étant que l’utilisateur se retrouve le plus facilement possible sur son espace de travail. Enfin, plusieurs tests ont été réalisés pour peaufiner la solution apportée et accompagner les employés de Ricoh Imaging dans la prise en main de leur nouvel espace de travail Notion.
Notion est un des outils les plus riches et les plus puissants qu’une entreprise puisse utiliser aujourd’hui pour gagner en efficacité. Il est important de maîtriser l’outil pour exploiter pleinement son potentiel. C’est à ce moment que l’expertise Bienfait intervient. Notre connaissance de l’outil nous a permis de développer des bases de données les mieux adaptées aux besoins des porteurs de projets.
