Logiciel base de données gratuit : quelles vraies options en 2025 ?

Quand on cherche un logiciel de base de données gratuit, on tombe vite sur deux extrêmes : d’un côté, des outils ultra-techniques pensés pour les devs (hello PostgreSQL), de l’autre, des tableurs déguisés en bases de données.

Mais entre les deux, il existe en 2025 de vraies alternatives : des outils accessibles, visuels, connectables, capables de structurer vos données sans coder une ligne, et souvent gratuits dans leurs versions de base.

Pourquoi une base de données visuelle (et gratuite) fait sens en entreprise ?

Excel ne suffit plus quand on parle collaboration et structuration

Pendant des années, Excel et consorts ont fait illusion. Rapide à ouvrir, facile à prendre en main, parfait pour l’utilisateur solo. Mais dès qu’on parle collaboration, structuration ou pilotage métier, les limites apparaissent en grand écran.

Entre les erreurs de saisie, les fichiers envoyés par mail (version V5_finale_def_DEF.xlsx, ça vous parle ?), et les données qui se retrouvent dupliquées dans tous les sens, l’outil montre vite ses faiblesses. Pas de contrôle d’accès, pas de suivi des modifications, aucune logique relationnelle (impossible de relier proprement des projets à des contacts ou des commandes à des produits). Bref, on frôle la panne de gouvernance.

Dans une entreprise, ces “petits défauts” deviennent des failles. Le versionning aléatoire engendre des décisions prises sur des données obsolètes. Les silos créent des zones d’ombre entre services. Et on perd un temps fou à recompiler des infos déjà existantes ailleurs. La structure des données devient un enjeu. Et là, Excel n’est tout simplement plus à la hauteur.

L’alternative gratuite : une base structurée, simple et accessible

Bonne nouvelle : il existe aujourd’hui des logiciels de base de données gratuits qui allient structure, collaboration et simplicité. Des outils comme Airtable, Baserow ou Notion Database permettent à vos équipes de créer une base relationnelle propre, partagée, personnalisable sans jamais toucher à une ligne de code.

Ces solutions adoptent une approche visuelle : on crée ses tables en glisser-déposer, on choisit ses types de champs (texte, date, pièce jointe, lien relationnel…), on ajoute des formulaires pour collecter des infos de manière propre. Et surtout, on peut gérer les droits d’accès, collaborer à plusieurs, suivre les modifications… sans avoir à passer par l’IT.

Les bases deviennent intelligentes : elles filtrent, regroupent, synchronisent, calculent. Elles peuvent même s’automatiser (avec Make ou n8n, par exemple). Ce sont de vraies bases de données no-code, pensées pour les métiers, gratuites dans leurs versions de base, et largement suffisantes pour 80 % des cas internes (suivi de projets, CRM, gestion RH…).

Et surtout : elles évoluent avec vous. Ce ne sont pas des outils figés. Ce sont des briques modulables, capables de se connecter à votre SI existant, ou d’en devenir le socle si vous partez de zéro. Bref : une base de données gratuite, oui. Mais avec des standards pro.

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Comment choisir son logiciel gratuit de base de données ?

Hébergement, RGPD, souveraineté des données

Avant de choisir un logiciel de base de données, posez-vous la seule question qui vaille : où vivent vos données ?

Toutes les solutions ne se valent pas sur ce point, surtout quand le RGPD ou la confidentialité métier sont au cœur du sujet.

Besoin d’un hébergement local ? Certains outils comme Baserow, NocoDB ou Grist offrent des versions self-hosted, à installer directement sur votre serveur (ou via un cloud souverain comme Scalingo ou Clever Cloud). Résultat : vos données restent en Europe, sous votre contrôle. Idéal pour les entreprises soumises à des normes strictes (secteur public, médical, associations sensibles…).

À l’inverse, des solutions comme Airtable ou Notion misent sur la simplicité d’accès, mais hébergent leurs services aux États-Unis. C’est pratique, mais à évaluer selon votre politique de sécurité IT et vos contraintes de conformité légale.

Conseil Bienfait : si la souveraineté des données est un critère bloquant, partez sur une solution open source, même si cela implique un peu plus d’huile de coude technique.

Connecteurs, API et intégration dans votre SI

Un bon logiciel de base de données ne vaut rien s’il vit en silo.

Avant de choisir, demandez-vous : comment s’intègre-t-il dans mon écosystème numérique ?

Les meilleurs outils du marché proposent des API REST, des connecteurs Make, ou une compatibilité native avec des outils no-code comme Zapier, Softr, n8n ou encore Retool. Cette interopérabilité vous permet de :

• Automatiser vos processus internes
• Construire un portail connecté (clients, équipes, bénéficiaires…)
• Synchroniser vos données avec un CRM, un ERP, ou un outil de support

Exemple : une base Airtable peut servir de back-end à une application client construite sur Softr, avec des automatisations sur Make pour générer des documents, des mails, ou déclencher des alertes. Même schéma possible avec Baserow + WeWeb, ou Notion + Zapier.

Un bon logiciel gratuit n’est donc pas celui qui se contente de stocker, mais celui qui peut vivre dans une architecture SI existante, sans tout casser.

Pensez usage, pas juste interface.

Quelles limites à anticiper avec les logiciels gratuits ?

Les versions gratuites : attention au plafond de verre

Le mot “gratuit” ne veut pas dire “sans limite”.

Chaque outil no-code ou open source possède son plafond de verre, souvent invisible au départ.

• Sur Airtable, la limite gratuite tourne autour de 1 000 enregistrements par base, avec un historique d’activité réduit.
• SeaTable ou Notion proposent aussi des restrictions sur les workspaces, le nombre d’utilisateurs actifs, ou la fréquence de synchronisation.
• Côté support, ne vous attendez pas à un service client réactif. Les versions freemium se contentent souvent d’une FAQ communautaire.

Et surtout, beaucoup de fonctionnalités critiques (exports avancés, vues personnalisées, droits d’accès fins…) sont réservées aux plans payants.

Open source : plus libre mais plus technique

L’alternative, ce sont les outils open source. Gratuits, certes, mais moins clés en main.

Avec NocoDB, Baserow, ou Grist, vous avez la liberté. Mais aussi la responsabilité.

Cela signifie :

• Auto-hébergement (en local ou sur un cloud de votre choix)
• Configuration initiale technique (même si les installateurs Docker facilitent la vie)
• Une courbe d’apprentissage plus raide si vous n’êtes pas familier avec les notions de base SQL, de structure relationnelle, ou de gestion des accès
• Une maintenance à assurer en interne (mises à jour, sécurité, backups…)

Autrement dit, l’open source est un excellent choix pour les DSI ou les équipes tech intermédiaires, mais peut vite devenir un frein pour les équipes métiers si aucun accompagnement n’est prévu.

En bref

Une base de données gratuite, oui. Mais pas au détriment de la structure

Excel ne suffit plus dès qu’il faut collaborer, relier des données ou poser une vraie logique métier.

Les logiciels de base de données gratuits comme Baserow, Grist ou SeaTable offrent aujourd’hui des alternatives sérieuses :

➔ plus visuels,

➔ plus structurés,

➔ plus connectés à vos outils existants.

Mais tous ne se valent pas. Certains plafonnent vite. D’autres demandent un peu de technique.

Avant de choisir, posez vos contraintes : sécurité, RGPD, interopérabilité, montée en charge.