Lorsque l’on démarre un projet souvent la première étape est de choisir l’outil qui va nous permettre de stocker et de retraiter de la donnée. Pour cela vous avez plusieurs choix, dans cet article nous allons nous attarder sur deux d’entre eux, Airtable et Google Sheet. Si vous hésitez encore quel outil choisir pour votre projet, qu’il soit no-code ou non, vous êtes sur la bonne page.
La différence entre Airtable et Google Sheet, à première vue, est relativement simple, le premier est une base de données, le second est un tableur. Attention, leur utilisation peut être différente, on peut très bien utiliser Google Sheet comme un outil pour stocker de la donnée mais son utilisation première n’est pas celle-ci. Concrètement cela signifie que Google Sheet est fait pour accueillir de la donnée brute, là où Airtable demande, pour une utilisation optimale, une donnée déjà retraitée et propre. Passons maintenant aux points forts de chacun.
Comme évoqué plus haut, la principale différence avec Google Sheet est que Airtable est purement un outil de stockage de la donnée. Chaque information poussée dans Airtable est une information structurée et prête à l’utilisation. Découvrons concrètement les points forts d’Airtable.
Le point fort ultime d’Airtable est sa capacité à créer des ponts entre vos différentes tables (l’équivalent de vos feuilles dans Excel), cela va vous permettre de lier des objets entre eux sans avoir à dupliquer de l’information dans chacune de vos tables. Par exemple, vous pouvez avoir une table “Client” liée à une table “Commande” où chaque commande a un client unique et où chaque client peut avoir une ou plusieurs commandes. Dans ce cas pas besoin de dupliquer les informations relatives au client comme le prénom ou le nom dans votre objet “Commande”, celles-ci sont dynamiquement récupérées depuis l’objet “Client”. Enfin, une modification sur un objet “Client” se répercutera sur toutes les commandes associées à ce client. La jonction des tables permet réellement à Airtable d’être utilisé comme une base de données, c’est son point fort.
Une des différences avec Google Sheet est qu’Airtable permet d’entrer plusieurs types de donnée à l’intérieur de ses tables. Les plus classiques d’entre elles sont le texte, les nombres, les devises, les dates, tous ces types de données sont eux aussi gérés par le tableur mais certaines comme les images, les pdf, les “auto number”, les codes-barres, sont gérés nativement par Airtable. Cela donne l’avantage de pouvoir stocker au même endroit des informations textuelles et de la documentation. Si on file l’exemple évoqué juste au-dessus, votre objet “Commande” pourrait comporter une entrée “Facture” dans laquelle seraient stockés un ou plusieurs pdf. La jonction entre les tables ainsi que la standardisation des types de données acceptés donne rend instantanément votre Airtable plus fiable et solide que n’importe quelle feuille d’un tableur. Cela permet d’avoir un niveau de qualité difficilement atteignable avec Google Sheet.
Une des conséquences directes des deux premiers points est que vous disposez alors d’une base saine prête à être exploité. La donnée qui se trouve dans votre Airtable est fiabilisée et devient alors le socle des itérations futures de vos projets. Il sera beaucoup plus simple de repartir de cette base pour y rajouter un nouvel élément ou pour l’utiliser en “front-end” côté client.
Récapitulons, pour l’instant nous avons vu comment Airtable vous permet de joindre des tables entre elles, de standardiser les données reçues et est maintenant la base de vos projets à venir. Par-dessus tout cela, Airtable vous permet nativement un niveau de collaboration assez poussé à l’intérieur de vos bases. Vous pouvez, sur chacune de vos entrées (ou lignes) écrire un commentaire, joindre une note ou mentionner un collègue. Par exemple, sur un objet “Commande”, vous pourrez directement converser avec les préparateurs en charge d’envoyer la commande pour connaître le statut de l’envoi.
Aussi, la plupart des modifications réalisées sur vos entrées sont historisées, cela vous permettra de suivre, heure par heure, les différentes actions effectuées.
Enfin, un des derniers points forts d’Airtable est qu’il vous permet d’automatiser un certain nombre de tâches et modifications de vos données. En effet, l’outil a, nativement, intégré un système d’automatisation relativement simple à prendre en main qui vous permet de faire communiquer vos bases Airtable avec vos différents outils. Cela vous permet aussi de réaliser certaines actions automatiquement, par exemple, notre table “Commande” pourra alors automatiquement envoyer un e-mail au client lié à celle-ci lorsqu’elle passe en statut “Envoyée”. Vous pouvez très bien vous en servir aussi pour vous envoyer une notification sur Slack, créer un événement dans votre calendrier, etc.
Attention, certains aficionados de Google Sheet vous diront que ces automations sont aussi faisables dans le tableur et ils auront raison mais la facilité de prise en main et l’aspect natif des automatisations Airtables vous permettront de passer un cap plus rapidement dans votre utilisation de l’outil.
Nous aurions pu aussi citer les “Apps”, sorte de catalogue de plugging clé en main à intégrer à votre base ainsi que les différentes “vues” qui vous permettent de modifier la façon dont vos entrées sont affichées. Les “interfaces” sont aussi un moyen efficace de faciliter la consultation ou la modification d’une entrée.
Malgré tous ses avantages, Airtable n’a pas adapté à tous les cas de figure, en voici quelques-uns pour lesquels vous aurez sans doute des difficultés. Les analyses quanti, il vous sera difficile de faire des analyses poussées, vous pourrez aisément tirer quelques enseignements que vos données mais cet outil n’est pas fait pour cela initialement. La rigidité, la standardisation demandée des données vous permet de vous assurer une base stable et propre mais elle vous empêchera aussi, de faire entrer des carrés dans des ronds, vous forçant à retraiter votre donnée au risque de ne pas pouvoir l’exploiter. Le prix, il existe une version gratuite d’Airtable, celle-ci vous permet de gérer 1200 lignes et de pouvoir travailler avec 5 comptes différents sur la même base. Au-delà de ces limites (non exhaustives) un abonnement vous sera demandé.
Maintenant que vous savez tout sur Airtable, il est temps de passer à Google Sheet. L’idée de cette partie de voir ensemble les différents cas d’utilisations où le tableur de Google tire son épingle du jeu. Vous pourrez alors, en fonction de votre besoin, choisir entre l’un des deux.
C’est pour sûr l’une des utilisations principales de Spreadsheet au sein d’une entreprise, l’analyse de donnée est clairement simplifiée. La capacité de l’outil à manipuler un nombre de données conséquent lui permet de rendre ses analyses plus fines et plus détaillées. Vous pouvez, nativement, intégrer des graphiques et construire des tableaux croisés de manière simple et avec une stabilité comparable à Microsoft Excel. Le fait de pouvoir réaliser des analyses rapidement et simplement est l’un des points forts de Google Sheet.
Le premier sentiment que l’on a en ouvrant un Spreadsheet est un sentiment de liberté totale, on n’est jamais ou très rarement bloqués dans ce que l’on souhaite ajouter ou construire. L’outil est un formidable bac à sable dans lequel vous pouvez facilement créer, détruire, recréer puis déconstruire à l’infini. Par exemple, le fait de scinder des colonnes, de les regrouper, de supprimer un grand jeu de données d’un seul coup, d’étendre ou non une formule, toutes ces actions sont simples et intuitives dans Spreadsheet. Enfin, la flexibilité de l’outil vous permet aussi de retraiter votre donnée brute pour la convertir en une donnée propre et exploitable.
Ce point fort est peut-être un des moins évident et sans doute le plus subjectif mais il s’avère que, pour un grand jeu de données, Google Sheet est parfait en termes de lisibilité. Vous pouvez facilement naviguer entre les onglets et accéder très rapidement à beaucoup d’éléments d’un seul coup, sur un seul écran. Cet outil vous permet aussi de personnaliser au maximum le design, les couleurs d’une feuille, cela permet de faire ressortir certaines informations et de rendre une donnée pouvant être indigeste facilement lisible.
Nous nous sommes beaucoup attardés sur les fonctionnalités mères de ces outils mais un des avantages indéniables de Google Sheet, notamment comparé à Airtable, est sa totale gratuité. Aucune limite d’utilisateur ni de nombre de lignes.
À l’instar d’Airtable, Google Sheet comporte lui aussi son lot de limites.
La qualité des données, de par sa grande flexibilité Google Sheet permet de remplir, à certaines exceptions près, tout type de donnée dans n’importe quelle ligne ou colonne. Cela fait peser un vrai risque de stabilité et de fiabilité de vos données.
L’exploitabilité, si vous comptez utiliser Google Sheet comme base d’un outil plus large par la suite, réfléchissez-y à deux fois. Cet outil n’est pas réellement fait pour stocker des données liées entre elles pouvant servir à articuler un outil. Google Sheet va vous permettre d’extraire beaucoup d’informations d’un jeu de donnée, beaucoup plus qu’Airtable mais il ne vous permettra pas d’itérer par-dessus.
Si votre besoin est de stocker de donnée qualitative pour pouvoir l’exploiter par la suite, choisissez Airtable. En revanche, si votre besoin est de retraiter un jeu de données assez large pour en extraire de l’information, choisissez Google Sheet. Si vous avez un doute, que votre besoin est de mettre sur étagère de la donnée en attendant d’en faire quelque chose, choisissez Airtable, il vous sera plus facile de rebasculer sur Google Sheet ensuite. En revanche si la donnée dont on parle n’est pas encore traitée, qu’elle n’est pas réellement exploitable, rangez là dans Spreadsheet.
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