Notre mission débute avec Orion Energies, une entreprise spécialiste du développement solaire photovoltaïque. L’entreprise compte plus d’une cinquantaine de salariés et dispose de plusieurs bases de données volumineuses sur Excel nécessitant une synchronisation constante.
Mais Excel, bien que puissant, s’avère être un outil limité face à la courbe de croissance de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, le défi principal de cette mission était de rendre plus performante et plus fluide la gestion des données de l’entreprise, pour les soutenir dans leurs objectifs de croissance !
Pour vous donner un aperçu de la situation initiale, Orion Energies utilisait Excel comme outil central de gestion de tous les projets.
Les membres de l’entreprise avaient un Excel propre aux projets dont ils avaient la charge qui était ensuite mis à jour et synchronisé avec un Excel général (qui était lui même alimenté par des macros Excel).
La limite de ce mode de fonctionnement est qu’avec la taille des fichiers et la multiplication des projets, la synchronisation entre toutes les bases de données devenait très lourde.
C’est à ce moment précis que nos têtes bien faites débarquent avec leurs stacks d’outils no-code et des objectifs bien précis !
Outils
Pour bien démarrer la mission, nous avons sondé les besoins et les attentes de l’entreprise, qui nous a confié avoir d’abord pensé à une solution ERP avant d’opter pour une approche no-code.
La solution no-code l’a finalement emporté, car aucun ERP n’était spécialisé et personnalisé dans leur thématique : le déploiement de projets d’énergie solaire.
Orion Energies avait besoin d’un logiciel personnalisé et personnalisable, le tout rapidement, avec une solution plus légère et plus fluide que celle qu’ils avaient sur Excel, et à moindres coûts.
Evidemment, le no-code s’est avéré être la solution idéale !
Après l’analyse des besoins clients, nous avons déployé la première phase : l’étape de cadrage.
Cette étape nous a permis de plonger en immersion au sein des différents processus métiers de l’entreprise, afin de mieux saisir ses enjeux.
Cette immersion nous a permis de prendre connaissance de leurs différents projets, des tâches propres à leur domaine d’activité.
Le but était d’extraire au maximum leur connaissance métier afin de leur mettre à profit le meilleur de notre expertise pour produire une solution sur-mesure, alignée sur leurs besoins.
Une fois la phase de cadrage terminée et les objectifs validés avec les porteurs de projets, nous sommes entrés dans la seconde phase de notre méthodologie : le développement.
Nous avons concrétisé les attentes de l’entreprise, en entamant la création des nouvelles bases de données sur Airtable, donc au total : 3 bases Airtable, avec 10 tables par base et 100 à 10.000 records par table.
Pour répondre au mieux aux enjeux métiers, nous avons mis en place de nombreuses automatisations directement depuis le module d’automatisation d’Airtable (40 automatisations afin de limiter les actions manuelles des utilisateurs et ainsi fiabiliser les données).
Une fois cette intégration réalisée, il était temps de dire au revoir à Excel et de migrer les données sur Airtable, puis nous avons utilisé le module “Interface” d’Airtable pour offrir une visualisation claire, et ainsi rendre plus intuitif l’accès et le traitement des données aux employés.
Une fois, la phase de développement achevée nous sommes passés à l’étape d’Itération.
Dernière étape, mais une des plus cruciales, dans notre méthodologie, elle permet de tester la solution sur un terrain pratique et l’ajuster en fonction des difficultés rencontrées.
Après ces plusieurs tests, et ces quelques ajustements nous avons, dans un premier temps validé la version finale.
Puis dans un second temps, nous avons accompagné les utilisateurs à l’aide d’une formation pour faciliter la transition d’Excel à Airtable.
Nos têtes bien faites vous accompagne de l’idéation de votre projet jusqu’à la formation de vos équipes, le tout vite fait mais bien fait !
A votre tour, personnalisez, dynamisez et fluidifiez vos solutions en interne, confiez votre projet à Bienfait !